In diesem Artikel rede ich über meine Erfahrungen damit, meine Buchhaltung online zu erstellen und somit diesen Prozess komplett digital abzubilden.
Für reine Angestellte dürfte dieser Punkt nicht so relevant sein aber alle anderen müssen eine Buchhaltung machen. Selbst wenn Du gerade erst damit anfängst, Dein Hobby nebenbei ein bisschen in Richtung Business zu drehen und damit in den kommenden Jahren sogar noch finanzielle Verluste machen wirst: An der Buchhaltung kommst Du nicht vorbei. Gerade wenn Du noch am Anfang stehst und Verluste machst! Da kannst Du Dir einiges vom Finanzamt wieder holen.
Bei der Buchhaltung gibt es ein paar unterschiedliche Ansätze – je nach Unternehmerform. Unter’m Strich geht es aber einfach nur darum Ausgaben, Einnahmen und deren Mehrwertsteuer aufzulisten und einer Kontobewegung zuzuordnen. Relativ einfach. Kann man auch mit Excel machen und die entsprechenden Belege in einen Schuhkarton packen und am Ende des Jahres zum Finanzamt schicken. So ungefähr hab ich es früher gemacht. Ein Albtraum. Das geht Heute zum Glück viel einfacher. Wir müssen keine digitalen Belege mehr ausdrucken und keine Zettel mehr in Schuhkartons aufbewahren. Wir machen diese Buchhaltung digital:
Online-Tools für diesen Schritt gibt es mittlerweile einige da draußen. Ich nutze seit Jahren relativ zufrieden Fastbill. Da ich eher ein Kreativer und wenig strukturiert bin und die Buchhaltung immer das Schlimmste war, was ich machen musste, rettet mir dieses Tool regelmäßig das Leben. Alles was jetzt notwendig ist, sind nur noch ein paar Klicks und Zuweisungen von Belegen und Rechnungen.
Inhaltsverzeichnis
Buchhaltung online – Mein Prozess
Ein mal im Monat (für manche reicht es auch alle 3 Monate oder sogar nur ein Mal im Jahr) mach ich meine Buchhaltung. Online. Mit Fastbill. Wie das abläuft, zeig ich Dir hier:
Belege von Ausgaben (und Einnahmen) sammeln
Das Finanzamt braucht die Belege unserer Ausgaben, mit Mehrwertsteuer. Diese sammel ich in Fastbill um sie später einer Kontobewegung zuzuweisen. Dafür nutze ich unterschiedliche Wege:
Digitale Belege per E-Mail:
Die meisten Sachen kaufe ich online. Und in den meisten Fällen erhalte ich per E-Mail eine Rechnung. Entweder als reine E-Mail oder bereits als PDF im Anhang. Letzteres leite ich ganz einfach an eine geheime Fastbill-E-Mail-Adresse weiter, wodurch dieser Beleg automatisch in meiner Buchhaltung online landet. Ist es eine reine E-Mail, so geh ich in dieser auf „Drucken“ und speichere sie darüber als PDF ab. Dieses PDF lade ich dann ganz bequem bei Fastbill hoch:
Pro-Tipp 1: Ich hab mir mit IFTTT eine Aktion gebaut, die automatisch PDFs aus einem bestimmten (Google-Drive-)Ordner meiner Festplatte an Fastbill schickt. So muss ich diese nur in einem Ordner ablegen – der Rest geht von selbst.
Pro-Tipp 2: Den Schritt des PDF-Erstellens einer E-Mail hab ich automatisiert, in dem ich diese E-Mail an pdfconvert@pdfconvert.me schicke und eine Google-Mail-Filter-Aktion sorgt dafür, dass das daraus entstandene PDF automatisch an Fastbill verschickt wird.
Analoge Belege einscannen:
Wie sieht’s mit den Belegen aus, die ich analog bekomme? Eine Rechnung von einem Geschäftsessen zum Beispiel. Oder den USB-Stick, den ich bei Media Markt gekauft habe. Auch das landet mittlerweile sehr schnell bei Fastbill. Ein etwas langsamerer aber auch wirksamer Prozess wäre (so hab ich es früher gemacht), die analogen Belege zu sammeln und sie dann ein Mal im Monat (oder wann auch immer man Lust hat) einzuscannen und diesen Scan (egal ob JPG oder PDF), bei Fastbill hochzuladen (siehe oben). Auf diesem Wege hab ich sooo viele Belege verloren und es immer vor mir hergeschoben diesen Stapel einzuscannen. Und mein Portemonnaie wurde immer dicker von den Belegen. Das war nix für mich. So hab ich mich jetzt diszipliniert, jeden analogen Beleg SOFORT mit dem Handy einzuscannen. Also abzufotografieren. Ich nutze dafür die Google-Drive-App, die hat nämlich eine ganz gute Scan-Funktion. Also Handy raus, Foto machen, fertig. Jetzt muss man nur noch dafür sorgen, dass dieser Scan in Fastbill landet. Früher hab ich dann im gleichen Schritt, diesen Scan an die geheime E-Mail-Adresse von Fastbill geschickt, was sehr gut funktioniert hat.
Aber auch diesen Schritt hab ich optimiert:
Pro-Tipp 3: Ich hab ja – aus Pro-Tipp 1 – einen Google-Drive-Ordner, aus dem alles automatisch an Fastbill geschickt wird. Ich lege also meinen Handy-Scan direkt in diesen Ordner ab und spare mir den Schritt, das Dokument per E-Mail weiterzuleiten. Noch besser: Es gibt für mein Android-Handy das Widget „Google-Drive-Scan“, welchem man sagt, wohin Scans abgelegt werden sollen. Ich muss also nicht mal mehr nach dem Scan sagen, in welchen Ordner er es ablegen soll. Das geschieht automatisch, wenn ich die Widget-Verknüpfung auf meinem Handy nutze (in der ich vorher und einmalig den Ordner angegeben habe).
Danach schmeiß ich den analogen Beleg weg. Ich bin mir nicht sicher ob man das darf. Aber bisher hatte damit keine Probleme. Hatte aber auch noch keine Steuerprüfung.
Rechnungen von Einnahmen
Ich nutze Fastbill auch um meine Rechnungen zu erstellen. Das steht in DIESEM Artikel. Aber sollte man Rechnungen irgendwie anders schreiben und diese in das Fastbill-System rein holen (oder falls man Gutschriften bekommt oder ähnliches), ist das Vorgehen, das Selbe wie mit den Ausgaben. Diese Belege von Einnahmen landen auch erstmal alle in dem Dokumenten-Ordner von Fastbill, wo auch die Ausgaben drin liegen. Das zuweisen folgt später.
Belege und Rechnungen zuweisen
Ich hab nun alle meine Belege meiner Aus- und Einnahmen als Dokument in Fastbill. Wenn ich mich dort nun einlogge, sehe ich gleich, dass ich neue Dokumente habe, die noch nicht zugewiesen wurden.
Denn auch, wenn Fastbill versucht, Texte in Dokumenten zu erkennen, so hilft uns das hier nicht wirklich weiter. Wir müssen den Dokumenten nun sagen was sie sind. Dafür muss ich – und das ist leider der aufwändigste Part des Ganzen – bei jedem Dokument auf „Jetzt zuweisen“ klicken, um dann in einem Formular anzugeben, was es ist:
Dafür öffnet sich nun (siehe oben) auf der linken Seite das Dokument und auf der rechten Seite die Felder die wir ausfüllen müssen. In diesem Fall, hat Fastbill tatsächlich alles, bis auf die Kategorie selbst erkannt! Das ist schon eine super Erleichterung, weil ich nun auf „Dokument speichern“ klicken kann und damit fertig bin. Diese automatische Erkennung läuft leider eher selten einwandfrei, so dass man immer noch mal sehr genau gucken muss, ob es richtig ist, was da automatisch eingetragen wurde. Wird nichts erkannt, muss man diese Infos manuell eintragen.
Damit ist nun die Ausgabe (oder Einnahme) im System. Früher (ohne die Banking-Funktion) war nun der nächste Schritt, dass ich dem Dokument nun sagen musste, wann die Bezahlung statt fand und über welches Konto dies ging. Hat man hier eine Bar-Ausgabe, zum Beispiel bei einer Rechnung vom Geschäftsessen, muss man diesen Schritt auch noch machen. Handelt es sich aber um eine Position, die auf dem Konto als Ein- oder Ausgang zu finden ist, brauch ich hier nichts weiter machen, denn diese Schritt wurde von der Banking-Funktion abgelöst:
Banking – Kontobewegung zuweisen
Ich habe mein Konto mit der Banking-Funktion von Fastbill verknüpft und habe unter diesem Punkt nun alle Kontobewegungen, die einem Beleg oder einer Rechnung zugewiesen werden müssen. Bevor es diese Funktion gab, hab ich einfach nur meine Belege und Rechnungen in Fastbill eingetragen und am Ende dann mit meinen Kontobewegungen abgeglichen, ob noch was fehlt. Es geht also auch sehr gut ohne Banking. Aber es macht es schon sehr viel einfacher.
Nachdem Fastbill nun also bei jedem Dokument weiß, worum es sich handelt, folgt der Schritt, dem Beleg oder der Rechnung zuzuweisen, wann und wo die entsprechende Kontobewegung dazu stattgefunden hat. Dafür geh ich auf den Punkt „Banking“ und sehe sehr schön übersichtlich, welchen Positionen in meinem Konto noch ein Beleg fehlt. Alle mit einem orangenen Strich an der linken Seite (in diesem Fall alle):
Ich muss nun auf jede einzelne (orangene) Position klicken. Dann öffnet sich Rechts ein Fenster, mit allen Belegen. Den entsprechenden Beleg, zieh ich dann einfach nur rein:
Das war’s! Nach diesem Schritt ist diese Position Grün. Wenn alles auf Grün ist, bin ich mit der Buchhaltung online fertig!
Mega, oder?
Fastbill kostenlos 14 Tage testen
Über DIESEN Link kannst Du Fastbill 14 Tage testen. Have Fun!