Mein papierloses Büro

abseits-arbeiten.de

Was jetzt kommt, war aus meiner Sicht, der letzte Schritt, der noch fehlte um wirklich ein mobiles, digitales Büro zu haben, länger abseits zu sein und trotzdem eine Postadresse zu besitzen und diese auch nutzen zu können, weil ich meine Post bekomme, egal wo ich bin. Digital.

Ein paar Jahre zuvor hab ich noch überlegt, wie man das hinbekommen könnte, dass ich meine Post digital erhalte. Hab überlegt, einen Scanner in die Briefkasten zu bauen, was natürlich nicht geht. Dann dachte ich, dass man einen Dienst aufzieht, der meinen Briefkastenschlüssel bekommt, die Post einsammelt, öffnet und einscannt. Das öffnen und einscannen könnten dann blinde Menschen machen, dann hätte man das Problem mit der Privatsphäre schon mal gelöst … Aber dann kam endlich Jemand der es besser gelöst hat!

Meine Podcast-Folge zu diesem Artikel

Der digitale Briefkasten

Das Ergebnis ist: Ich erhalte die Post, die normalerweise bei mir im Briefkasten landet, als PDF per E-Mail (und in einem separaten Online-Portal und als App auf dem Handy). In dem Online-Portal (oder der App) sag ich dann, ob die Post vernichtet werden soll (zum Beispiel Werbung und Dinge die man nicht mehr braucht), ob sie die Post archivieren sollen (zum Beispiel bis ich wieder zu Hause bin) oder ob die Post gesammelt als Paket an eine andere Adresse geschickt werden soll – so mach ich das ein Mal im Monat an die Adresse meiner Eltern.

99 Prozent der Post lass ich vernichten, da ich sie ja digital habe. Rechnungen zum Beispiel. Das PDF von der eingescannten Rechnung leite ich direkt an Fastbill weiter, wo ich meine Online-Buchhaltung mache.

DIGITALKASTEN hat den Dienst eingestellt. Welchen digitalen Briefkasten ich seit 2019 nutze, seht ihr hier: https://abseits-arbeiten.de/digitaler-briefkasten

Meine Digitalkasten Erfahrung

Kosten

Im Grunde ist es sehr einfach und schnell erklärt: Für 20 Euro pro Monat scannen sie alle unsere Post. Angeblich komplett automatisiert und anonym:

Weitere kosten entstehen, wenn sie die Post bei sich archivieren sollen: 50 Cent pro Brief pro Monat! Das muss man wissen, sonst kommen unerwartete Kosten. Diese Kosten entstehen aber erst nach 30 Tagen pro Brief. Ich hatte es immer so verstanden, dass am 25. geguckt wird, welche Post noch da ist und diese dann Geld kostet. Aber ein Chat mit dem Support klärt auf:

Zuvor hatte ich das nämlich schon mal versucht zu verstehen, da hatte ich diese Antwort erhalten:

Ich hab mir also einen Serientermin in meinem Kalender eingestellt, der mich am 24. daran erinnert, meinen Digitalkasten aufzuräumen. Entweder ich vernichte alles oder lasse es an eine Adresse meiner Wahl (meine Eltern) schicken. Das Vernichten ist kostenlos. Der Versand der Post kostet natürlich Geld:

Wenn ich Briefe benötige, schiebe ich sie in den Ordner „An mich senden“ und ein Mal im Monat, am 24., bevor Archivierungskosten entstehen, lasse ich diese als Sammelsendung verschicken. Das kostet 2,50 Euro PLUS Porto! Das sah bei mir bisher so aus:

Ganz schön happig. Da muss man sich vorher überlegen, ob es sich für 2 Briefe lohnt, eine Sammelsendung anzustoßen oder ob man diese nicht nicht einen Monat (für 1 EUR) liegen lässt und sie im Monat drauf verschickt.

Dann fallen noch 25 EUR einmalige Einrichtungsgebühren an. Aber das war’s dann an Kosten. Nicht billig – aber Freiheit kostet halt 🙂

Ablauf

Wie das ganze funktioniert? Natürlich nicht so, wie ich es mir früher ausgemalt habe. Es wird ein einfacher Nachsendeauftrag bei der Post eingerichtet. Dadurch landet meine Post nun in Berlin, statt bei mir in Hamburg:

Leider dauert es eine halbe Ewigkeit, bis ein Brief in meinem Digitalkasten landet: Von dem Tag, an dem er normalerweise in meinem Briefkasten gewesen wäre, dauert es nochmal 5 Tage, bis ich ihn digital habe. Das ist meine Erfahrung. Ich persönlich empfinde es als sehr lange.

In Berlin wird er dann geöffnet uns eingescannt. Ja, auch die Briefe, in denen „etwas mehr“ drin steckt. Hier mal ein paar meiner Erfahrungen:

Wasserwage – deren Scanner ist immerhin gut ausgerichtet:

Ahoi-Brause – hätte ich im Urlaub gerne gehabt:

Ein Paket, welches durch den Zoll ging (normalerweise werden Pakete nicht weitergeleitet):

Magazine werden leider auch nicht komplett eingescannt:

Was nicht weitergeleitet wird:

Pakete werden nicht über den Nachsendeauftrag weitergeleitet. Die gehen weiterhin an die Adresse. Da sollte man also drauf achten, eine andere Adresse anzugeben, wo auch Jemand zu Hause ist und das Paket annehmen kann.

Einwurf-Einschreiben: Ich hab zum Glück einen Mitbewohner, der mich drauf hingewiesen hat, dass da ein „wichtiger“ Brief angekommen sei. Den hat er dann für mich geöffnet und eingescannt. Zum Glück! Also hier hapert es leider. Denn gerade die wichtigsten Briefe, landen weiterhin im Briefkasten! Das könnte für den ein oder anderen ein K.O.-Kriterium sein. Muss man sich überlegen, wie oft sowas vor kommt oder ob es in der Zeit vorkommen könnte, in der man unterwegs ist.

Das Online-Portal von Digitalkasten:

Ich bekomme alle PDFs als Anhang per E-Mail. Mit einer IFTTT-Aktion landen diese in meinem Google-Drive bzw. meiner Dropbox (wie das geht steht HIER). Das reicht mir im Grunde. Das Online-Portal (oder die App) selbst empfinde ich für nutzlos. Es gibt zwar Funktionen zum sortieren und verschlagworten. Diese sind aber – aus meiner Sicht – schlecht umgesetzt und ergeben keinen Sinn. Daher hier mal meine Erfahrung und Tipps zum „Arbeitsablauf“ des Ganzen. So sieht das Online-Portal aus, wenn ich mich einlogge:

Schlagwörter / Tags

Digitalkasten versucht sich auch mit Text-Erkennung und vergibt automatisch Schlagworte (die Gelb unterlegten Worte). Ab und zu liegen sie damit richtig. Aber leider nicht immer. Aus meiner Sicht ist so eine Funktion nur sinnvoll, wenn sie zu 100 % funktioniert, da man sonst eh wieder alles kontrollieren muss. So hatte ich dann mal angefangen, selbst Schlagworte zu vergeben. Zum Beispiel auch ein Schlagwort, für Briefe, die ich noch bearbeiten muss. Rechnungen die ich bezahlen muss oder so. Ich kenne solche Funktionen so, dass man irgendwie zumindest eine Übersicht aller genutzten Schlagworte hat. Und dass, wenn man ein Schlagwort hinzufügen möchte, einem die bisher genutzten vorgeschlagen werden. Beides ist nicht der Fall und so wusste ich später nicht mehr, ob ich das Schlagwort „TODO“ oder „TASK“ benutzt habe. Ich kann zwar nach Schlagwörtern suchen – aber dafür müsste ich sie mir auch merken. Daran scheitert es bei mir. Deswegen nutze ich diese Funktion nicht.

Ordner / Kategorien

Dann dachte ich, dass ich etwas Ordnung halte, indem ich die Briefe in die entsprechenden Ordner sortiere, die ich auch selbst anlegen und benennen kann. Das hab ich dann am Anfang schön fleißig gemacht. Und dann kam der Zeitpunkt, an dem ich wissen wollte, welche Briefe aktuell „archiviert“ sind (und somit Geld kosten), vernichtet wurden oder an mich versandt wurden. Im Grunde der Prozess, den ich ein mal im Monat am 24. mache. Wenn ich nun alle Briefe in meine Ordner abgelegt habe, MUSS ich alle Ordner durchgehen, um diese Information zu bekommen. Zusätzlich, ist es nicht ohne weitere ersichtlich, ob ich einen Brief, der z.B. im Ordner „Rechnungen“ liegt, bereits in den Ordner „zu mir schicken“ gelegt habe. Ich müsste auf die drei Punkte neben einem Brief klicken, wo dann steht „Aus „zu mir schicken“ …“ statt „In „zu mir schicken“ …“. Ein unverständlich komplizierter Prozess um zu sehen, welche Briefe weder vernichtet, noch im Ordner „zu mir schicken“ liegen.

Aus diesem Grund nutze ich auch diese Funktion nicht. Mein Ablauf sieht nun so aus:

Inbox Zero

Mein Ziel ist, ein Mal im Monat alle Briefe zu vernichten oder sie an eine angegebene Adresse zu verschicken. Damit sie nicht im Archiv von Digitalkasten liegen und Geld kosten. Der Prozess, der für mich am einfachsten ist: Nur den Posteingang nutzen! Denn dort sind alle Briefe zu sehen, die quasi im Archiv landen würden. Man darf sie nur vorher nicht in Ordner verschieben. Daher rate ich davon ab, die Ordner zu nutzen. Aus dem Posteingang verschwinden nämlich die Briefe, wenn ich entweder sage „An mich verschicken“ oder „Vernichten“. DAS ist genau das was ich benötige! Ein Mal im Monat den Posteingang leer bekommen, OHNE die Ordner-Funktion zu nutzen. Wichtig ist dann noch, dass man die Briefe, die man in den Ordner „zu mir schicken“ ablegt, auch abschickt. Dafür geht man in den entsprechenden Ordner und klickt auf den blauen Button. Sonst zahlt man für diese Briefe die Archivierungskosten:

 

Digitalkasten Alternativen

Wie man sieht: Perfekt ist es noch lange nicht. Aber solche Dienste sind ja auch noch recht neu. Trotzdem nutze ich es und genieße dadurch ein weiteres Stück Unabhängigkeit. Folgende Anbieter gibt es noch, die ich aber noch nicht getestet habe: